1. Odštetni zahtjev – ovjeren dopis na vašem memorandumu naslovljen na Overseas Express u kojem moraju biti obavezno navedeni sljedeći podaci:

• datum preuzimanja pošiljke kod pošiljatelja
• potpuni podaci o primatelju pošiljke
• broj pošiljke (bar code)
• razlog za prijavu štete (šteta na pošiljci, gubitak)
• vrijednost oštećene/izgubljene pošiljke te iznos za koji će Overseas Express biti terećen
   

2. Kopija računa za oštećenu/izgubljenu pošiljku, koja je izdana primatelju (na računu mora biti označena oštećena/izgubljena pošiljka te iz računa mora biti vidljiv datum izdavanja računa oštećene/izgubljene pošiljke) ili drugi dokaz vrijednosti robe (primjer: račun dobavljača).

• Sadržaj koji šaljete ne smije dodirivati vanjski karton (stavite sadržaj u sredinu kutije s 3 do 5 centimetara udaljenosti od vanjskih rubova kutije).
• Obložite robu stiroporom, folijom, folijom s mjehurićima i slično kako bi se izbjeglo kretanje sadržaja unutar transportne ambalaže.

• Karton treba biti čvrst i neoštećen te mora biti u mogućnosti podnijeti težinu ostalih paketa u prijevozu. Nije dobro koristiti ambalažu koja je prethodno bila mokra, čak i ako je suha u trenutku pakiranja.
• Sadržaj koji šaljete ne smije dodirivati vanjski karton (stavite sadržaj u sredinu kutije s par centimetara udaljenosti od vanjskih rubova kutije).
• Obložite robu stiroporom, folijom, folijom s mjehurićima i slično kako bi se izbjeglo kretanje sadržaja unutar transportne ambalaže. 
• Stakleni dijelovi se ne smiju međusobno dodirivati. Boce je potrebno međusobno odvojiti pregradama od vrha do dna i dodatno obložiti amortizirajućim materijalom.
• Ako šaljete tekućine svakako ih prethodno zapakirajte u nepropusnu vrećicu (najlon i slično) kako čak i u slučaju štete izliveni sadržaj ne bi oštetio ostali sadržaj paketa ili druge pakete.
• Budite sigurni da jedna osoba može samostalno rukovati vašim paketom.
• Zapakirajte robu tako da se može prevoziti u bilo kojem položaju, a ne da sigurnost transporta ovisi o položaju kutije.
• U slučaju predmeta neobičnih ili nepravilnih oblika, svi oštri rubovi i izbočine moraju biti omotani i oblijepljeni kako ne bi u transportu oštetili ostale pakete
• Ako koristite korištenu kartonsku ambalažu potrebno je ukloniti sve stare naljepnice i paketne oznake kako bi vaš paket isporučili u roku na ispravnu adresu dostave.
• Za zatvaranje pošiljke mogu se upotrijebiti ljepilo, ljepljiva traka i sl., ovisno o vrsti i vrijednosti sadržaja svake pojedine pošiljke.
• Pošiljke koje se predaju u zatvorenoj omotnici moraju biti osigurane tako da se njihov sadržaj ili jedan njegov dio ne može izvaditi bez vidljivog oštećenja omota i sredstva za zatvaranje pošiljke (ljepila, ljepljive trake i sl.).
• Ako nemate originalnu ambalažu predmet se preporuča staviti u veću kutiju koju je moguće ispuniti stiroporom i tvrdim kartonom u nekoliko slojeva kako bi se u potpunosti eliminirala mogućnost nastanka oštećenja.